档案管理办法模板

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，更好地为公司各项业务发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、《银行档案管理办法》有关规定，特制定本办法。

第二条 本办法所称档案，指公司在管理和业务活动中直接形成的、对公司有保存和利用价值的各种文字、图表和声像等不同载体的历史记录。公司档案的类别如下：

（一）文书档案，包括:

1．党群工作类：包括党务工作、纪检工作、工会工作等。

2．行政管理类：包括上级来文，外来文件、会议材料、议案、决议、会议纪要、内部发文、签报、公司制度等。

3．经营管理类：产品研发、产品手册、营销方案、营销宣传、营销活动、营销培训、营销计划、操作手册、操作规范等。

（二）会计档案，包括：会计凭证、会计账簿、会计报表等。

（三）合同档案，包括：人事合同、业务合同、采购合同、租房合同、其他合同等。

（四）声像档案，包括：照片档案、录音档案、视频档案等。

第三条 公司档案工作实行统一领导和分散管理。其中，办公室统一领导公司档案日常工作，制定档案工作中长期计划，检查督导档案工作的落实情况，保管公司总部除人事合同档案、会计档案和党群档案外的所有档案；各分公司及总部其他部门分别按照各自业务或管理职责范围，保管本单位经营管理过程中形成的档案。

第四条 各单位必须按照本办法的规定和要求，配备必要的文件柜，指定专人（原则上兼岗）做好本单位档案的收集、整理、立卷、归档和保管工作，切实维护档案的完整与安全，对档案实行科学管理，方便利用。

第二章 档案的归集

第五条 档案的归集范围

凡各单位在工作过程中产生的记录了重要活动、决定、权限、职责、信息等的载体，均应纳入档案的归集范围，包括但不限于：

（一）各类公文；

（二）有权人签字样本、印模及标有有权人签字和本单位印章的各类材料；

（三）与本单位及公司领导、客户单位关键人物有关的活动、会议的记录性材料（如：纪要，照片、录音和视频等）；

（四）人事、财务、物品管理过程中的记录性材料；

（五）国家有关部门或客户单位要求保存的其他类材料。

第六条 档案的归集时间

（一）档案的归集应当及时；

（二）档案能否进行归集以所涉及的活动、业务、会议和决定等事项是否完结为标志；

（三）原则上，各单位应逐月对上一月度本单位形成的档案资料进行归集、整理和编目，并在档案管理电子台账中进行登记（电子台账见附件4），做好入库记录。

第七条 档案的归集要求

（一）归档的材料必须是原件；

（二）每份档案的底稿、附件和与所反映事项、内容相关的签报、批示等附属材料应齐全完整。如存在不齐全、不完整的情况，应在档案管理电子台账中进行登记；

（三）一般情况下，归档的档案材料一式一份；

（四）档案归集时，应去除金属物和杂物，并对破损、字迹扩散的材料进行修补，传真件和字迹扩散的文件应复制并与原件一并归档；

（五）已归集的档案应按年度、保管期限、密级程度和内容等分类存放、分类立卷，不同卷别之间以及卷内资料的排列应保持历史或逻辑关系，按照便于利用的要求进行系统排列。

第八条 档案的归集程序与方法

（一）分类

1.区分年度，将档案资料按形成年度分开；

2.区分保管期限，将档案资料按永久、长期和短期等三种保管期限分开；

3.区分内容，将档案按文书、财务、合同、声像等类别分开。

（二）装订

归档的材料应逐项装订，且正本在前、定稿在后，复文在前、来文在后，使用的装订用品应利于档案保管。

（三）装盒

档案应按照部门（分公司、数据业务事业部）、档案类别、档案形成年度等进行编号后再放入档案盒（编号要求见附件1）。例如：“01-02-DWGZ-2015001”，其中：“01”代表办公室；“02”代表经营管理类档案；“DWGZ”代表档案小类的“党务工作”材料（无档案小类时，可省略）；“2015”代表档案形成年份为2015年；“001”代表流水号。

（四）标识

档案装入档案盒时，应对其进行必要的标识，在档案盒封面填写档案内容、整理者和日期，档案盒内附所装档案明细清单。如启用条形码、二维码等代替以上手工标识内容，则应同时做好实物档案的扫描电子化、信息系统管理等工作，确保实物档案标识的完整和可追踪查询。

第三章 档案的保管期限

第九条 凡是反映本单位主要活动和基本历史面貌，对公司有长远利用价值的档案资料，如：上级单位、股东单位和董事会所做的决定、来文、会计档案、人事档案等列为永久档案。

第十条 凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本公司有利用价值的文件材料，如：全公司工作会议文件材料，大型重要专业会议文件材料，公司大事记、组织机构沿革等编研材料，各分公司、数据业务事业部及总部各职能部门报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料，列为长期档案（30年）。

第十一条 凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，如：一般性会议材料，公司制发的印信(印模)底样及公章使用记录，各类业务、采购合同，各分公司、数据业务事业部及总部各职能部门报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料，列为短期档案（10年）。

第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案材料，保管期限一律从长。

第四章 档案的保管场所

第十三条 各单位应创造条件设立专门的档案保管库房。如受客观条件限制，无法达成以上目标时，应至少配备专门的带锁文件柜用于保管档案，且需在文件柜门上或适当位置进行必要的档案标识。

第十四条 档案库房或档案柜需配备必要的监控和消防设施，或置于监控范围及消防保护范围之内，达到防火、防盗、防潮、防虫的要求，以保证档案的安全。

第十五条 档案库房和档案柜的钥匙应由专人保管，并做好责任人交接登记。

第五章 档案的开发与利用

第十六条 公司内部人员可查询和借阅档案，但需办理相应的审批手续，填写《档案借阅申请表》（见附件2），且应在约定的时间之内及时归还，档案管理人员应在档案管理电子台账中进对档案借阅进行登记。如启用档案信息管理系统，则相关的审批手续在系统中完成。

第十七条对外单位借阅档案，应从严控制，并经公司总部主管总经理审批同意后方可外借。

第十八条档案管理过程中，相关人员应严格遵守保密制度，不向无关人员透露档案涉及的内容，切实维护本单位和公司的利益。

第六章 档案的销毁

第十九条已过保管期限并经审查鉴定，确认无保存价值的档案须进行销毁。

第二十条每年底，办公室会同有关部门、单位对已到保管期限的档案进行鉴定，提出处理意见，报总经理审批。

第二十一条经鉴定并审批同意销毁的档案，应当按照以下规定销毁：

（一）申请档案销毁的部门需填写《档案销毁申请表》（见附件3），经相关领导审批同意后才能开展档案销毁工作，由包括单位负责人在内的两人负责监销，销毁后双方签字确认。

（二）档案只能采用焚毁方式销毁，不能出卖或作其他用途。

第二十二条档案销毁后，档案人员须在档案管理电子台账中注明“已销毁”的字样，同时将销毁申请表等整理归档。

第二十三条每年底，办公室需组织对库存档案的数量及收进、利用、销毁等情况进行检查。

第七章 附则

第二十四条各单位可根据本办法的规定和要求，拟定本单位、业务条线的档案管理工作实施细则。

第二十五条本办法由公司办公室负责制订和解释。

第二十六条本办法自签发之日起实施。